هدف مدیریت فرایند کسب­وکار

مدیریت فرایند کسب­وکار یک فن­آوری نوظهور است که هدفش ارائه­ راه­حل­های نرم افزاری برای دستیابی به خودکار­سازی و استاندارد کردن فرآیندها می­باشد. مدیریت فرایند کسب­وکار به دلیل قابلیتی که در کاهش عمده­ی فاصله بین اهداف راهبردی کسب­وکار شرکت، و پیاده­سازی راه­حل­های نرم ­افزاری دارد با تولید و به کاراندازی سنتی نرم­افزار در سازمان­های بزرگ متفاوت است [۲۰]. هدف مدیریت فرایند کسب­وکار، مدیریت فرآیندها در سازمان و ارائه­ ابزاری برای بهبود فرآیندها در گذشت زمان می­باشد. فرآیندهای بهتر، کاهش هزینه و افزایش درآمد در سازمان، ایجاد انگیزه در کارمندان و رضایت بیشتر در مشتریان را باعث می­ شود که هدف نهایی مدیریت فرایند کسب­وکار، به عنوان یک رویکرد در سازمان­ها است.  BPM یک تلاش گروهی بین واحدهای کسب­وکار و دنیای فن­آوری اطلاعات است و این تلاش الگوی جدیدی از فرآیندهای کسب­وکار را به وجود می­آورد [۲۷].

۲-۲-۳ روند تکامل سیستم­های مدیریت فرایند کسب وکار [۱۱]:

تاکنون، چهار نسل از سیستم­های اطلاعاتی به وجود آمده­اند :

1. نسل اول: نرم­افزارهای منفرد

نرم­افزارهای تک کاربره و منفرد، مدت زمان زیادی جهت پشتیبانی از فرآیندهای سازمانی شرکت­ها به کار گرفته شده ­اند. تا حدود سال ۱۹۹۰ پشتیبانی از فرآیندهای کاری به طور معمول توسط این برنامه ­های کاربردی انجام می­شد، به طوری­که امروزه از آن­ها به­عنوان نرم­افزارهای سنتی و قدیمی یاد می­ شود؛ اما، این نرم افزارها احتیاجات جدیدی از قبیل قابلیت انعطاف­پذیری و تغییر سریع و شفافیت را برآورده نمی­سازند .

2. نسل دوم: سیستم­­های برنامه ­ریزی منابع سازمان[۱]

بعد از دهه ۱۹۹۰ بسته­های نرم­افزاری مانند: ERP oracle financials ,People soft ,SAP ، به عنوان نرم­افزارهای مدیریت فروش، معرفی شدند که می­توانند تعداد زیادی و یا حتی اکثر احتیاجات شرکت­ها را برآورده کنند. این سیستم­ها قرار بود قابل اطمینان و کارا، با قابلیت انعطاف، سریع و شفاف باشند. اما در عمل سیستم­هایERP، هیچ کدام از قابلیت­های وضوح و قابلیت انعطاف سریع را برآورده نکردند؛ مضاف بر این­که به دلیل هزینه­ زیاد پیاده­سازی سیستم­های متفاوت نرم افزاریERP،عملکرد آن­ها را در مواجهه با فرآیندهای کاری متوقف شد.

3. نسل سوم: سیستم­های مدیریت گردش کار[۲]

سیستم­های گردش کار یکی از راه­حل ­های دیگری است که تاکنون ارائه شده است.  این سیستم­ها از فرآیندهای دفتری استاتیک پشتیبانی می­ کنند.  این نرم افزار­ها قابلیت تغییر و به­روزرسانی سریعی دارند، اما محدودیت اصلی آن­ها عدم یکپارچه­سازی آن­ها است. همچنین پیاده­سازی آن بر مبنای جریان کار وابسته به کسب­وکاراست، که برای انجام آن به وجود آمده­اند و به­راحتی قابل به­ کارگیری در مورد مشتریان یا تأمین­کنندگان و شرکت­های تجاری دیگر نیستند.

4. نسل چهارم: سیستم­های مدیریت فرایند­های کسب­وکار

همه­ی راه­ها در حال منتهی شدن به سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی به عنوان هسته­ی سیستم­های سازمانی آینده هستند.  هدف اصلی آن­ها هماهنگ کردن فرآیندها با کار دیگران است و شعار اصلی آن­ها این است که جزئی از سیستم یا افراد آن­ها باشیم. این سیستم­ها که از سال ۲۰۰۵ به بعد در حال فراگیر شدن هستند؛ اکثراً مبتنی بر تکنولوژی و پروتکل­های معماری سرویس­گرا هستند .دلیل استفاده از معماری سرویس­گرا قابلیت بالای انعطاف­پذیری و استفاده­ی مجدد این معماری است که در مباحث مدیریت فرآیندهای کاری مورد نیاز است.

۲-۲-۴ علل رویکرد سازمان­ها به مدیریت فرآیندهای کسب­وکار]۲۷[:

• مستندسازی و تعریف فرآیندها: استانداردهایی مانند BPMNامکان مستندسازی فرآیندها را فراهم می­نماید. خودکار­سازی اجرای فرآیندها با BPM  منجر به استفاده از تمام قوانین و منطق­های تجاری سازمان خواهد شد.
• شناسایی فرصت­ها و بهبود فرآیندها: معیارهایی برای اندازه ­گیری هزینه­ فرآیندها و زمان اجرا فراهم می­ کند.
• حذف فعالیت­های غیرضروری: در سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار به کمک مدل­سازی فرآیندها، سازمان­ها می­توانند فرصتی برای حذف کارهای غیرضروری داشته باشند.

• کنترل کارایی فرآیندهای در حال اجرا: به کمک ابزارهای نظارتی موجود در سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار امکان نظارت وضعیت فرآیندها ممکن می­ شود، در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرآیندها برای رسیدن به کیفیت بیشتر و بهینه کردن آن­ها برای کارآیی بیشتر می­ شود.
• همکاری مشتری­ها و شرکا در فرآیندهای تجاری: امکان همکاری مشتریان و شرکا در خارج از سازمان فراهم می­ شود و برای فرآیندهایی که در خارج از محدوده­ سازمان قرار دارند؛ بسیار کاربردی خواهد بود.
• کاهش منابع موردنیاز: سازمان­ها به افراد و منابع بسیاری جهت دستیابی به اهداف سازمانی نیاز دارند. مدیریت فرایند کسب­وکار می ­تواند تعداد منابع موردنیاز برای یک فرایند را کاهش دهد.
• افزایش هماهنگی: هماهنگی بین بخش­های مختلف یک سازمان از بعد جغرافیایی را می ­تواند بهبود بخشد.
• افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها: مدیریت فرایند کسب­وکار، با کاهش زمان اجرای فرآیندها و امکان اجرای موازی آن­ها سرعت کسب­وکار را بهبود می­بخشد.
• چابکی سازمان: BPM، این امکان را برای سازمان­ها فراهم می­ کند که در صورت تغییر شرایط به­راحتی بتوانند تغییرات را در فرآیندها اعمال نمایند. به این ترتیب، به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک می­نماید.
• افزایش رضایت­مندی مشتری: با کاهش زمان اجرا و اطیمنان از درستی فرآیندها باعث می­ شود که مشتریان سریع­تر و آسان­تر به نیازمندی­های خود دست یابند.
• افزایش بهره­وری فرآیندها: مدیریت فرایند کسب­وکار منجر به افزایش کارایی با صرف منابع کمتر می­­شود.
• سرعتدر بازار: هنگامی که یکایده یامحصول جدید وارد بازار می­ شود، مدیریت فرایند کسب­وکار عاملی است که می ­تواند سازمان را به سمت رهبر بودن سوق دهد.
• دستیابی بهانطباق: مواجه شدن باپیچیدگی­ها و قوانین، می ­تواند بسیارپر­هزینهو وقت­گیر باشد. با استفاده ازمدیریت فرایند کسب­وکار می­توان این هزینه­هارا تحت کنترلنگه داشت.
• تسریعنوآوری: سازمان­ها به محیطکسب­وکاری نیاز دارندکه نه­تنهاتشویق به نوآوریدر آن انجام می­ شود، بلکه نوآوریبخش طبیعی ازعملیات روزانه سازمان است.

[۱] Enterprise resource planning

[۲] WorkFlow Management