تعاریف مختلف در خصوص BPM

فرایند کسب­وکار مجموعه ­ای هماهنگ، کامل و پویا می­باشد که از همکاری و تعاملات و فعالیت­های افراد یک سازمان در جهت ارائه­ ارزش به مشتریان انجام می­ شود]۱۸[. شرکت گارتنر[۱]، مدیریت فرایند کسب­وکار را طراحی، اجرا و بهبود فعالیت­های بین وظیفه ­ای که اشخاص، سیستم­های اطلاعاتی و شرکای تجاری را به هم پیوند می­دهد، تعریف می­ کند]۱۹[.

انجمن متخصصین [۲]BPM، مدیریت فرآیندهای کسب­وکار را یک رویکرد منظم برای شناسایی، طراحی، اجرا، مستند سازی، پایش، کنترل و اندازه گیری فرآیندهای دستی و خودکار کسب­وکار ، برای دستیابی به نتایج هدف­گذاری شده، سازگار با اهداف استراتژیک سازمان معرفی می­نماید. مدیریت فرایند شامل تعیین، تجزیه­و تحلیل، اندازه ­گیری و بهبود مستمر فرآیندها از طریق مشارکت تمامی فرآیندهاست. مدیریت فرایند، از طریق درگیر کردن مدیریت و کارکنان تمامی سطوح سازمانی در فرآیندها، ایجاد می­ شود. مدیریت فرایند نه­تنها شامل مستندسازی فرآیندها و مشتری­گرایی می­ شود، بلکه در برگیرنده­ی شناسایی و اولویت بندی فرآیندهای سازمان، انطباق فرآیندها با راهبرد سازمان و کنترل فرآیندها به کمک شاخص­ های اندازه ­گیری است. در نهایت، بهبود مستمر فرآیندها به همراه اندازه ­گیری فرآیندها، سازمان را به سمت مدیریت فرایند هدایت خواهد کرد که نتیجه­ آن بهبود فعالیت­های تجاری سازمان خواهد بود[۲].

طبق گزارش تحقیقاتی گارتنر در سال ۲۰۰۷ ، دیدگاه برتر در مدیریت سازمان­ها، مدیریت فرآیندهای کسب­وکار است. نگاهی کلی به رویکرد جهانی، حاکی از آن است که بسیاری از سازمان­ها در حال آماده ­سازی خود برای پیاده­سازی نرم­افزارهای BPMS هستند [۲۰]. تحقیقات گارتنر عنوان می­ کند که بازارBPMS،  دومین میان­افزار یکپارچه­ای است که در بخش­بندی بازار به سرعت در حال رشد می­باشد و تخمین می­زند که بازار BPMS، دارای نرخ رشد مرکب سالانه بیش از ۲۴  درصد از سال ۲۰۰۶ تا ۲۰۱۱ است [۲۱]. همچنین طبق گزارش­های حاصل از پژوهش­های تیم تحقیقاتی گارتنر در سال ۲۰۰۵، مدیریت فرایند کسب­وکار در اولویت اول در انتخاب سیستم­های مدیریتی قرار دارد و قابلیت­های موجود در این نوع سیستم­ها از چالش­های بزرگ پیش روی مدیران می­باشد ]۲۲٫[

سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار بر اساس توسعه در دو حوزه­ فن­آوری اطلاعات و کسب­وکار بنیان نهاده شده است. مهم­ترین قسمت ­ها در حوزه­ کسب­وکار، مدیریت کیفیت فراگیر و مهندسی مجدد کسب و کار است. در حوزه­ فن­آوری اطلاعات انواع مختلف سیستم­های اطلاعاتی مانند برنامه ­ریزی منابع سازمان، سیستم­های مدیریت جریان کار، سیستم­های برنامه ­ریزی پیشرفته و …بر روی سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار تأثیر می­گذارند. همراه با این پیشرفت کلی، BPM در ابتدا به عنوان خودکار کننده­ فرآیندهای داخلی شرکت عمل می­ کند، سپس از طریق دیجیتالی کردن زنجیره­ی تأمین، خارجی محور می­ شود [۲۰]. بعضی از محققین بر این عقیده هستند که مدیریت فرایند کسب­وکار، سیستم محدودی است که با ادغام محیط درونی سازمان با گروه­های محدودی از ذی­نفعان به فعالیت می ­پردازد، حال آن که برخی دیگر بر این عقیده استوار هستند که مدیریت فرایند کسب­و کار، سیستمی با دامنه فعالیت بسیار گسترده و عواملی چون فرهنگ، دولت و عوامل استراتژیک بین ­المللی بر روی آن تأثیر مستقیم یا گاهاً غیر مستقیم دارد ]۲۳[.

سیستم­های BPMS تنها ابزار مبتنی بر فن­آوری اطلاعات هستند که بخشی از چرخه­ی مدیریت فرآیندهای کسب­وکار را اجرا می‌کنند.  بخش دیگری از این چرخه مبتنی بر تئوری­های مدیریتی و فرآیندی از جمله: انتخاب شاخص‌های کلیدی برای ارزیابی فرآیندها، تعیین اولویت استراتژیک فرآیندها برای پیاده‌سازی ، تعیین مکانیزم­ های اصلاح و یا تغییر فرآیندها و مرتبط نمودن شاخص‌های کارایی با اهداف سازمانی می‌شود [۳].

براساس رویکردهای نظری، مدیریت فرایند کسب­وکار با دارا بودن قابلیت­های پویا، فرآیندهای کسب­وکار موجود در سازمان را ادغام کرده و آن­ها را با محیط سازمانی یکپارچه می­ کند ]۲۴،۲۵[.

مدیریت فرایند کسب­وکار نوعی مدیریت تغییر و روش­شناسی استقرار سیستم است که به درک و مدیریت مستمر فرآیندهای کسب­وکار کمک می­ کند. روش­شناسی مدیریت فرآیندهای کسب­وکار بر فرضیات زیر استوار است [۲۶] :

1. فرآیندهای کسب­وکار همیشه در حال تغییر هستند.
2. فرآیندها با هم تقاطع دارند.
3. فرآیندها میان سازمان­های متعدد و اشخاص ذی­نفع جریان دارد.

ساختار مدیریت فرایند کسب­وکار یک ساختارافقی است و در کل سازمان به کارگرفته می­ شود، چراکه فرآیندها به هم وابسته­اند. مدیریت فرآیندهای کسب­وکار از چهار حوزه­ زیر پشتیبانی می­ کند[۲۶]  :

1. افراد که شامل کارمندان ، مشتریان و فروشندگان هستند.
2. فرآیندها که وظایف هماهنگی سلسله مراتبی در عرض سازمان را دارند.
3. اطلاعات که شامل بانک اطلاعاتی ساخت­یافته­ با داده ­های بدون ساختار مشخص، هستند.

سیستم­ها که شامل بسته­های نرم­افزاری و نرم­افزارهای سفارشی هستند

[۱] Gartner

[۲] Association of Business Process Management International