تعاریف مختلف در خصوص BPM

فرایند کسب­وکار مجموعه ­ای هماهنگ، کامل و پویا می­باشد که از همکاری و تعاملات و فعالیت­های افراد یک سازمان در جهت ارائه­ ارزش به مشتریان انجام می­ شود]۱۸[. شرکت گارتنر[۱]، مدیریت فرایند کسب­وکار را طراحی، اجرا و بهبود فعالیت­های بین وظیفه ­ای که اشخاص، سیستم­های اطلاعاتی و شرکای تجاری را به هم پیوند می­دهد، تعریف می­ کند]۱۹[.

انجمن متخصصین [۲]BPM، مدیریت فرآیندهای کسب­وکار را یک رویکرد منظم برای شناسایی، طراحی، اجرا، مستند سازی، پایش، کنترل و اندازه گیری فرآیندهای دستی و خودکار کسب­وکار ، برای دستیابی به نتایج هدف­گذاری شده، سازگار با اهداف استراتژیک سازمان معرفی می­نماید. مدیریت فرایند شامل تعیین، تجزیه­و تحلیل، اندازه ­گیری و بهبود مستمر فرآیندها از طریق مشارکت تمامی فرآیندهاست. مدیریت فرایند، از طریق درگیر کردن مدیریت و کارکنان تمامی سطوح سازمانی در فرآیندها، ایجاد می­ شود. مدیریت فرایند نه­تنها شامل مستندسازی فرآیندها و مشتری­گرایی می­ شود، بلکه در برگیرنده­ی شناسایی و اولویت بندی فرآیندهای سازمان، انطباق فرآیندها با راهبرد سازمان و کنترل فرآیندها به کمک شاخص­ های اندازه ­گیری است. در نهایت، بهبود مستمر فرآیندها به همراه اندازه ­گیری فرآیندها، سازمان را به سمت مدیریت فرایند هدایت خواهد کرد که نتیجه­ آن بهبود فعالیت­های تجاری سازمان خواهد بود[۲].

طبق گزارش تحقیقاتی گارتنر در سال ۲۰۰۷ ، دیدگاه برتر در مدیریت سازمان­ها، مدیریت فرآیندهای کسب­وکار است. نگاهی کلی به رویکرد جهانی، حاکی از آن است که بسیاری از سازمان­ها در حال آماده ­سازی خود برای پیاده­سازی نرم­افزارهای BPMS هستند [۲۰]. تحقیقات گارتنر عنوان می­ کند که بازارBPMS،  دومین میان­افزار یکپارچه­ای است که در بخش­بندی بازار به سرعت در حال رشد می­باشد و تخمین می­زند که بازار BPMS، دارای نرخ رشد مرکب سالانه بیش از ۲۴  درصد از سال ۲۰۰۶ تا ۲۰۱۱ است [۲۱]. همچنین طبق گزارش­های حاصل از پژوهش­های تیم تحقیقاتی گارتنر در سال ۲۰۰۵، مدیریت فرایند کسب­وکار در اولویت اول در انتخاب سیستم­های مدیریتی قرار دارد و قابلیت­های موجود در این نوع سیستم­ها از چالش­های بزرگ پیش روی مدیران می­باشد ]۲۲٫[

سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار بر اساس توسعه در دو حوزه­ فن­آوری اطلاعات و کسب­وکار بنیان نهاده شده است. مهم­ترین قسمت ­ها در حوزه­ کسب­وکار، مدیریت کیفیت فراگیر و مهندسی مجدد کسب و کار است. در حوزه­ فن­آوری اطلاعات انواع مختلف سیستم­های اطلاعاتی مانند برنامه ­ریزی منابع سازمان، سیستم­های مدیریت جریان کار، سیستم­های برنامه ­ریزی پیشرفته و …بر روی سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار تأثیر می­گذارند. همراه با این پیشرفت کلی، BPM در ابتدا به عنوان خودکار کننده­ فرآیندهای داخلی شرکت عمل می­ کند، سپس از طریق دیجیتالی کردن زنجیره­ی تأمین، خارجی محور می­ شود [۲۰]. بعضی از محققین بر این عقیده هستند که مدیریت فرایند کسب­وکار، سیستم محدودی است که با ادغام محیط درونی سازمان با گروه­های محدودی از ذی­نفعان به فعالیت می ­پردازد، حال آن که برخی دیگر بر این عقیده استوار هستند که مدیریت فرایند کسب­و کار، سیستمی با دامنه فعالیت بسیار گسترده و عواملی چون فرهنگ، دولت و عوامل استراتژیک بین ­المللی بر روی آن تأثیر مستقیم یا گاهاً غیر مستقیم دارد ]۲۳[.

سیستم­های BPMS تنها ابزار مبتنی بر فن­آوری اطلاعات هستند که بخشی از چرخه­ی مدیریت فرآیندهای کسب­وکار را اجرا می‌کنند.  بخش دیگری از این چرخه مبتنی بر تئوری­های مدیریتی و فرآیندی از جمله: انتخاب شاخص‌های کلیدی برای ارزیابی فرآیندها، تعیین اولویت استراتژیک فرآیندها برای پیاده‌سازی ، تعیین مکانیزم­ های اصلاح و یا تغییر فرآیندها و مرتبط نمودن شاخص‌های کارایی با اهداف سازمانی می‌شود [۳].

براساس رویکردهای نظری، مدیریت فرایند کسب­وکار با دارا بودن قابلیت­های پویا، فرآیندهای کسب­وکار موجود در سازمان را ادغام کرده و آن­ها را با محیط سازمانی یکپارچه می­ کند ]۲۴،۲۵[.

مدیریت فرایند کسب­وکار نوعی مدیریت تغییر و روش­شناسی استقرار سیستم است که به درک و مدیریت مستمر فرآیندهای کسب­وکار کمک می­ کند. روش­شناسی مدیریت فرآیندهای کسب­وکار بر فرضیات زیر استوار است [۲۶] :

1. فرآیندهای کسب­وکار همیشه در حال تغییر هستند.
2. فرآیندها با هم تقاطع دارند.
3. فرآیندها میان سازمان­های متعدد و اشخاص ذی­نفع جریان دارد.

ساختار مدیریت فرایند کسب­وکار یک ساختارافقی است و در کل سازمان به کارگرفته می­ شود، چراکه فرآیندها به هم وابسته­اند. مدیریت فرآیندهای کسب­وکار از چهار حوزه­ زیر پشتیبانی می­ کند[۲۶]  :

1. افراد که شامل کارمندان ، مشتریان و فروشندگان هستند.
2. فرآیندها که وظایف هماهنگی سلسله مراتبی در عرض سازمان را دارند.
3. اطلاعات که شامل بانک اطلاعاتی ساخت­یافته­ با داده ­های بدون ساختار مشخص، هستند.

سیستم­ها که شامل بسته­های نرم­افزاری و نرم­افزارهای سفارشی هستند

[۱] Gartner

[۲] Association of Business Process Management International

هدف مدیریت فرایند کسب­وکار

مدیریت فرایند کسب­وکار یک فن­آوری نوظهور است که هدفش ارائه­ راه­حل­های نرم افزاری برای دستیابی به خودکار­سازی و استاندارد کردن فرآیندها می­باشد. مدیریت فرایند کسب­وکار به دلیل قابلیتی که در کاهش عمده­ی فاصله بین اهداف راهبردی کسب­وکار شرکت، و پیاده­سازی راه­حل­های نرم ­افزاری دارد با تولید و به کاراندازی سنتی نرم­افزار در سازمان­های بزرگ متفاوت است [۲۰]. هدف مدیریت فرایند کسب­وکار، مدیریت فرآیندها در سازمان و ارائه­ ابزاری برای بهبود فرآیندها در گذشت زمان می­باشد. فرآیندهای بهتر، کاهش هزینه و افزایش درآمد در سازمان، ایجاد انگیزه در کارمندان و رضایت بیشتر در مشتریان را باعث می­ شود که هدف نهایی مدیریت فرایند کسب­وکار، به عنوان یک رویکرد در سازمان­ها است.  BPM یک تلاش گروهی بین واحدهای کسب­وکار و دنیای فن­آوری اطلاعات است و این تلاش الگوی جدیدی از فرآیندهای کسب­وکار را به وجود می­آورد [۲۷].

۲-۲-۳ روند تکامل سیستم­های مدیریت فرایند کسب وکار [۱۱]:

تاکنون، چهار نسل از سیستم­های اطلاعاتی به وجود آمده­اند :

1. نسل اول: نرم­افزارهای منفرد

نرم­افزارهای تک کاربره و منفرد، مدت زمان زیادی جهت پشتیبانی از فرآیندهای سازمانی شرکت­ها به کار گرفته شده ­اند. تا حدود سال ۱۹۹۰ پشتیبانی از فرآیندهای کاری به طور معمول توسط این برنامه ­های کاربردی انجام می­شد، به طوری­که امروزه از آن­ها به­عنوان نرم­افزارهای سنتی و قدیمی یاد می­ شود؛ اما، این نرم افزارها احتیاجات جدیدی از قبیل قابلیت انعطاف­پذیری و تغییر سریع و شفافیت را برآورده نمی­سازند .

2. نسل دوم: سیستم­­های برنامه ­ریزی منابع سازمان[۱]

بعد از دهه ۱۹۹۰ بسته­های نرم­افزاری مانند: ERP oracle financials ,People soft ,SAP ، به عنوان نرم­افزارهای مدیریت فروش، معرفی شدند که می­توانند تعداد زیادی و یا حتی اکثر احتیاجات شرکت­ها را برآورده کنند. این سیستم­ها قرار بود قابل اطمینان و کارا، با قابلیت انعطاف، سریع و شفاف باشند. اما در عمل سیستم­هایERP، هیچ کدام از قابلیت­های وضوح و قابلیت انعطاف سریع را برآورده نکردند؛ مضاف بر این­که به دلیل هزینه­ زیاد پیاده­سازی سیستم­های متفاوت نرم افزاریERP،عملکرد آن­ها را در مواجهه با فرآیندهای کاری متوقف شد.

3. نسل سوم: سیستم­های مدیریت گردش کار[۲]

سیستم­های گردش کار یکی از راه­حل ­های دیگری است که تاکنون ارائه شده است.  این سیستم­ها از فرآیندهای دفتری استاتیک پشتیبانی می­ کنند.  این نرم افزار­ها قابلیت تغییر و به­روزرسانی سریعی دارند، اما محدودیت اصلی آن­ها عدم یکپارچه­سازی آن­ها است. همچنین پیاده­سازی آن بر مبنای جریان کار وابسته به کسب­وکاراست، که برای انجام آن به وجود آمده­اند و به­راحتی قابل به­ کارگیری در مورد مشتریان یا تأمین­کنندگان و شرکت­های تجاری دیگر نیستند.

4. نسل چهارم: سیستم­های مدیریت فرایند­های کسب­وکار

همه­ی راه­ها در حال منتهی شدن به سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی به عنوان هسته­ی سیستم­های سازمانی آینده هستند.  هدف اصلی آن­ها هماهنگ کردن فرآیندها با کار دیگران است و شعار اصلی آن­ها این است که جزئی از سیستم یا افراد آن­ها باشیم. این سیستم­ها که از سال ۲۰۰۵ به بعد در حال فراگیر شدن هستند؛ اکثراً مبتنی بر تکنولوژی و پروتکل­های معماری سرویس­گرا هستند .دلیل استفاده از معماری سرویس­گرا قابلیت بالای انعطاف­پذیری و استفاده­ی مجدد این معماری است که در مباحث مدیریت فرآیندهای کاری مورد نیاز است.

۲-۲-۴ علل رویکرد سازمان­ها به مدیریت فرآیندهای کسب­وکار]۲۷[:

• مستندسازی و تعریف فرآیندها: استانداردهایی مانند BPMNامکان مستندسازی فرآیندها را فراهم می­نماید. خودکار­سازی اجرای فرآیندها با BPM  منجر به استفاده از تمام قوانین و منطق­های تجاری سازمان خواهد شد.
• شناسایی فرصت­ها و بهبود فرآیندها: معیارهایی برای اندازه ­گیری هزینه­ فرآیندها و زمان اجرا فراهم می­ کند.
• حذف فعالیت­های غیرضروری: در سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار به کمک مدل­سازی فرآیندها، سازمان­ها می­توانند فرصتی برای حذف کارهای غیرضروری داشته باشند.

• کنترل کارایی فرآیندهای در حال اجرا: به کمک ابزارهای نظارتی موجود در سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار امکان نظارت وضعیت فرآیندها ممکن می­ شود، در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرآیندها برای رسیدن به کیفیت بیشتر و بهینه کردن آن­ها برای کارآیی بیشتر می­ شود.
• همکاری مشتری­ها و شرکا در فرآیندهای تجاری: امکان همکاری مشتریان و شرکا در خارج از سازمان فراهم می­ شود و برای فرآیندهایی که در خارج از محدوده­ سازمان قرار دارند؛ بسیار کاربردی خواهد بود.
• کاهش منابع موردنیاز: سازمان­ها به افراد و منابع بسیاری جهت دستیابی به اهداف سازمانی نیاز دارند. مدیریت فرایند کسب­وکار می ­تواند تعداد منابع موردنیاز برای یک فرایند را کاهش دهد.
• افزایش هماهنگی: هماهنگی بین بخش­های مختلف یک سازمان از بعد جغرافیایی را می ­تواند بهبود بخشد.
• افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها: مدیریت فرایند کسب­وکار، با کاهش زمان اجرای فرآیندها و امکان اجرای موازی آن­ها سرعت کسب­وکار را بهبود می­بخشد.
• چابکی سازمان: BPM، این امکان را برای سازمان­ها فراهم می­ کند که در صورت تغییر شرایط به­راحتی بتوانند تغییرات را در فرآیندها اعمال نمایند. به این ترتیب، به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک می­نماید.
• افزایش رضایت­مندی مشتری: با کاهش زمان اجرا و اطیمنان از درستی فرآیندها باعث می­ شود که مشتریان سریع­تر و آسان­تر به نیازمندی­های خود دست یابند.
• افزایش بهره­وری فرآیندها: مدیریت فرایند کسب­وکار منجر به افزایش کارایی با صرف منابع کمتر می­­شود.
• سرعتدر بازار: هنگامی که یکایده یامحصول جدید وارد بازار می­ شود، مدیریت فرایند کسب­وکار عاملی است که می ­تواند سازمان را به سمت رهبر بودن سوق دهد.
• دستیابی بهانطباق: مواجه شدن باپیچیدگی­ها و قوانین، می ­تواند بسیارپر­هزینهو وقت­گیر باشد. با استفاده ازمدیریت فرایند کسب­وکار می­توان این هزینه­هارا تحت کنترلنگه داشت.
• تسریعنوآوری: سازمان­ها به محیطکسب­وکاری نیاز دارندکه نه­تنهاتشویق به نوآوریدر آن انجام می­ شود، بلکه نوآوریبخش طبیعی ازعملیات روزانه سازمان است.

[۱] Enterprise resource planning

[۲] WorkFlow Management

- اجزاء مدیریت فرایند کسب­وکار

مدیریت فرایند کسب­وکار چند ضابطه را در بر می­گیرد تا در محیط­ها و بخش­های متفاوتی در یک سازمان به کار گرفته شود. برخی از این روش­ها عبارتند از ]۹،۱۲ [:

1. مدل­سازی فرایند کسب­وکار[۱]:

این روش، فرایند را در یک قالب گرافیکی تعریف می­ کند. فرآیندهای مدل شده به طور مستقیم در ضوابط بعدیBPM  استفاده می­شوند. بنابراین، مدل­سازی فرایند معمولاً به عنوان شروع کار مدیریت فرایند کسب­وکار در نظر گرفته می­ شود. این مدل­ها با بهره گرفتن از ابزار مدل­ساز فرایند تعریف می­شوند، که نباید با ابزارهای گرافیکی مانند Visio و PowerPoint اشتباه گرفته شود. مدل به­دست آمده از اشیایی تشکیل شده که با موتورهای مدیریت فرایند کسب­وکار، می­توانند به یکدیگر مرتبط شوند. این مدل­ها از دیاگرام­های متفاوتی تشکیل می­شوند تا ابعاد متفاوتی از سازمان را نمایش دهند. مدل­ها در یک انبار ساخت­یافته نگهداری می­شوند.

2. مستندات فرایند کسب­وکار[۲]:

این بخش، مکملی است بر دیاگرام­های فرآیندها با بهره گرفتن از اشکال گرافیکی، توضیحات عملکردها (آنچه باید انجام شود) و ترتیب کارها. همچنین مستندات بیشتری نیز در رابطه با چگونگی انجام فعالیت­های کسب­و کار وجود دارد. مواردی مانند دستورالعمل کار، روال­های کاری استاندارد، قالب­های اصلی[۳]و اجزای آموزشی به دیاگرام­ها اضافه می­شوند تا یک فرایند مستند شده را ایجاد کنند.

3. گواهی فرایند کسب­وکار[۴]:

مراقبت از قابلیت فرآیندها، برای هماهنگی با استانداردهای مستندات صنعتی مانند ISO  را شامل می­ شود. این مورد تأیید می­ کند که فرآیندها قبل از به­ کارگیری در داخل سازمان با روش مناسبی تأیید و گواهی شده ­اند.

سیستم مدیریت فرایند کسب­وکار

یک سیستم نرم­افزار عمومی است که با طراحی و مدل­سازی شفاف فرایند­ها برای توانمند­سازی و مدیریت عملیاتی فرآیندهای کسب­وکار به وجود آمده است [۱۶]. سیستم مدیریت فرایند کسب­وکار، بستری را فراهم می­آورد تا به­وسیله­ی آن انجام رویه­های سازمانی و گردش کار سازمان، بر اساس فرآیندها، به صورت کاملاً نظام­مند و خودکار در­آید. درواقع سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار، مجموعه ­ای از نرم­افزارهای کاربردی می­باشد که قادر به مدل­سازی، اجرا،  نظارت فنی و عملیاتی (به نمایندگی کاربران) در فرآیندهای کسب­وکار است و اجرای قواعد کسب­وکار را بر اساس ادغام و قابلیت­های سیستم­های اطلاعاتی موجود و سیستم­های اطلاعاتی جدید برعهده دارد و داده­ ها را از طریق خدمات، هماهنگ و یکپارچه می­ کند[۳۳].

با بهره گرفتن از این سیستم، مدیران و برنامه­ ریزان سازمانی می­توانند فرایند­های اجرایی سازمان را مطابق نظر خود تعریف نموده و در هر زمان تغییر دهند. مسئولان اجرای فرآیندها در مورد نحوه­ اجرای فرآیندهای تحت مسئولیت خود، اطلاعات کامل و به­روز را دریافت نموده و در هر لحظه می­توانند بر روند اجرای هر یک از فرآیندها تأثیر گذارند. مدیران سازمان، نظارت دقیقی بر روند اجرای روال های جاری در سازمان خود داشته و گزارش­های آماری ارائه شده توسط این سیستم، اطلاعات با ارزشی را در جهت بازمهندسی فرایند­های کاری و تجاری سازمان و بهبود روش­ها در اختیار می­گذارند [۱].

هر فرایند کسب­وکار یک سیستم اجتماعی- فنی است که توسط انسان و ماشین مدیریت می­ شود. ولی BPMSها سیستم­هایی کاملاً فنی هستند [۱۱].­BPMS ها برنامه­هایی سیستم‌ساز هستند؛ درواقع بدون نیاز به برنامه­‌نویس و استفاده از کدهای وقت­گیر برنامه­نویسی (روش­‌های سنتی برنامه نویسی)، این امکان را برای کاربر ایجاد می­ کند که سیستم یا برنامه کاربردی را با مکانیزه کردن فرآیندها دریافت نماید [۱۷]. رویکرد BPMS براساس مطلوبیت تدریجی می­باشد. به­عبارتی، اگر فرآیندهای وضع موجود در سطح ۳۰ هستند با مهندسی مجدد به ۱۰۰ رسانده نمی­شوند؛ بلکه، با بهره گرفتن از  BPMSو اجرای فرآیندها در سطح سازمان می­توان به گلوگاه‌ها و نقاط بهبود دست یافت. با این رویکرد وجه افتراق BPMS با معماری سازمانی و مهندسی مجدد مشخص می­ شود.

در پایان سال ۲۰۰۶، درآمد نرم­افزارهای بازارBPMS  نزدیک به ۷/۱ میلیارد دلار آمریکا در سال رسید که مبین ویژگی­های جریان اصلی بازار نرم­افزار بود. بازارBPMS  همچنین، دومین میان­افزار )یک نوع نرم افزار یکپارچه) سریعاً در حال رشد دربخش بندی بازار می­باشد. تحقیقات گارتنر تخمین می­زند که بازار BPMS بیش از ۲۴ درصد نرخ رشد مرکب سالانه داشته باشد [۲۱،۳۴].

۲-۶-۱- سیستم­های مناسب برای مدیریت فرایند کسب­وکار دارای ویژگی­های زیر می­باشند [۱۱]:

1. این سیستم­ها باید دارای رویکرد و ساختار افقی باشند به جای رویکرد عمودی – وظیفه ­ای.
2. قابلیت تغییر و انعطاف­پذیری بالایی داشته باشند، به دلیل تغییر مداوم کسب­وکار.
3. در سطح کل سازمان به­کار گرفته شوند چون فرآیندها به هم وابسته­اند.

۲-۶-۲- اهداف اصلی در استفاده از : BPMS

1. تسهیل درک و ارتباطات انسانی
2. کمک به بهبود فرایند
3. کمک به مدیریت فرایند
4. هدایت اتوماتیک فرایند
5. اتوماتیک­سازی مدیریت اجرایی
6. اتوماتیک­سازی اجرای فرایند

دستیابی به این اهداف بدون وجود یک مدل، غیر ممکن است. مدل­های قابل اجرا، BPMS را قادر می­سازند که تغییرات اتوماتیکی را در فرآیندهای کسب­وکار در حوزه­ محدود خود، شامل قوانین تصمیم ­گیری، اولویت­های کنترل نشانه­ های تغییر و توانایی تشخیص الگوها، ایجاد کند [۱۱].

مدیریت فرایند کسب­وکار دو رکن اساسی دارد [۵]:

1. مهندسی مجدد فرایند کسب­وکار BPR[1]