سیستم مدیریت فرایند کسب­وکار

یک سیستم نرم­افزار عمومی است که با طراحی و مدل­سازی شفاف فرایند­ها برای توانمند­سازی و مدیریت عملیاتی فرآیندهای کسب­وکار به وجود آمده است [۱۶]. سیستم مدیریت فرایند کسب­وکار، بستری را فراهم می­آورد تا به­وسیله­ی آن انجام رویه­های سازمانی و گردش کار سازمان، بر اساس فرآیندها، به صورت کاملاً نظام­مند و خودکار در­آید. درواقع سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار، مجموعه ­ای از نرم­افزارهای کاربردی می­باشد که قادر به مدل­سازی، اجرا،  نظارت فنی و عملیاتی (به نمایندگی کاربران) در فرآیندهای کسب­وکار است و اجرای قواعد کسب­وکار را بر اساس ادغام و قابلیت­های سیستم­های اطلاعاتی موجود و سیستم­های اطلاعاتی جدید برعهده دارد و داده­ ها را از طریق خدمات، هماهنگ و یکپارچه می­ کند[۳۳].

با بهره گرفتن از این سیستم، مدیران و برنامه­ ریزان سازمانی می­توانند فرایند­های اجرایی سازمان را مطابق نظر خود تعریف نموده و در هر زمان تغییر دهند. مسئولان اجرای فرآیندها در مورد نحوه­ اجرای فرآیندهای تحت مسئولیت خود، اطلاعات کامل و به­روز را دریافت نموده و در هر لحظه می­توانند بر روند اجرای هر یک از فرآیندها تأثیر گذارند. مدیران سازمان، نظارت دقیقی بر روند اجرای روال های جاری در سازمان خود داشته و گزارش­های آماری ارائه شده توسط این سیستم، اطلاعات با ارزشی را در جهت بازمهندسی فرایند­های کاری و تجاری سازمان و بهبود روش­ها در اختیار می­گذارند [۱].

هر فرایند کسب­وکار یک سیستم اجتماعی- فنی است که توسط انسان و ماشین مدیریت می­ شود. ولی BPMSها سیستم­هایی کاملاً فنی هستند [۱۱].­BPMS ها برنامه­هایی سیستم‌ساز هستند؛ درواقع بدون نیاز به برنامه­‌نویس و استفاده از کدهای وقت­گیر برنامه­نویسی (روش­‌های سنتی برنامه نویسی)، این امکان را برای کاربر ایجاد می­ کند که سیستم یا برنامه کاربردی را با مکانیزه کردن فرآیندها دریافت نماید [۱۷]. رویکرد BPMS براساس مطلوبیت تدریجی می­باشد. به­عبارتی، اگر فرآیندهای وضع موجود در سطح ۳۰ هستند با مهندسی مجدد به ۱۰۰ رسانده نمی­شوند؛ بلکه، با بهره گرفتن از  BPMSو اجرای فرآیندها در سطح سازمان می­توان به گلوگاه‌ها و نقاط بهبود دست یافت. با این رویکرد وجه افتراق BPMS با معماری سازمانی و مهندسی مجدد مشخص می­ شود.

در پایان سال ۲۰۰۶، درآمد نرم­افزارهای بازارBPMS  نزدیک به ۷/۱ میلیارد دلار آمریکا در سال رسید که مبین ویژگی­های جریان اصلی بازار نرم­افزار بود. بازارBPMS  همچنین، دومین میان­افزار )یک نوع نرم افزار یکپارچه) سریعاً در حال رشد دربخش بندی بازار می­باشد. تحقیقات گارتنر تخمین می­زند که بازار BPMS بیش از ۲۴ درصد نرخ رشد مرکب سالانه داشته باشد [۲۱،۳۴].

۲-۶-۱- سیستم­های مناسب برای مدیریت فرایند کسب­وکار دارای ویژگی­های زیر می­باشند [۱۱]:

1. این سیستم­ها باید دارای رویکرد و ساختار افقی باشند به جای رویکرد عمودی – وظیفه ­ای.
2. قابلیت تغییر و انعطاف­پذیری بالایی داشته باشند، به دلیل تغییر مداوم کسب­وکار.
3. در سطح کل سازمان به­کار گرفته شوند چون فرآیندها به هم وابسته­اند.

۲-۶-۲- اهداف اصلی در استفاده از : BPMS

1. تسهیل درک و ارتباطات انسانی
2. کمک به بهبود فرایند
3. کمک به مدیریت فرایند
4. هدایت اتوماتیک فرایند
5. اتوماتیک­سازی مدیریت اجرایی
6. اتوماتیک­سازی اجرای فرایند

دستیابی به این اهداف بدون وجود یک مدل، غیر ممکن است. مدل­های قابل اجرا، BPMS را قادر می­سازند که تغییرات اتوماتیکی را در فرآیندهای کسب­وکار در حوزه­ محدود خود، شامل قوانین تصمیم ­گیری، اولویت­های کنترل نشانه­ های تغییر و توانایی تشخیص الگوها، ایجاد کند [۱۱].