- اجزاء مدیریت فرایند کسب­وکار

مدیریت فرایند کسب­وکار چند ضابطه را در بر می­گیرد تا در محیط­ها و بخش­های متفاوتی در یک سازمان به کار گرفته شود. برخی از این روش­ها عبارتند از ]۹،۱۲ [:

1. مدل­سازی فرایند کسب­وکار[۱]:

این روش، فرایند را در یک قالب گرافیکی تعریف می­ کند. فرآیندهای مدل شده به طور مستقیم در ضوابط بعدیBPM  استفاده می­شوند. بنابراین، مدل­سازی فرایند معمولاً به عنوان شروع کار مدیریت فرایند کسب­وکار در نظر گرفته می­ شود. این مدل­ها با بهره گرفتن از ابزار مدل­ساز فرایند تعریف می­شوند، که نباید با ابزارهای گرافیکی مانند Visio و PowerPoint اشتباه گرفته شود. مدل به­دست آمده از اشیایی تشکیل شده که با موتورهای مدیریت فرایند کسب­وکار، می­توانند به یکدیگر مرتبط شوند. این مدل­ها از دیاگرام­های متفاوتی تشکیل می­شوند تا ابعاد متفاوتی از سازمان را نمایش دهند. مدل­ها در یک انبار ساخت­یافته نگهداری می­شوند.

2. مستندات فرایند کسب­وکار[۲]:

این بخش، مکملی است بر دیاگرام­های فرآیندها با بهره گرفتن از اشکال گرافیکی، توضیحات عملکردها (آنچه باید انجام شود) و ترتیب کارها. همچنین مستندات بیشتری نیز در رابطه با چگونگی انجام فعالیت­های کسب­و کار وجود دارد. مواردی مانند دستورالعمل کار، روال­های کاری استاندارد، قالب­های اصلی[۳]و اجزای آموزشی به دیاگرام­ها اضافه می­شوند تا یک فرایند مستند شده را ایجاد کنند.

3. گواهی فرایند کسب­وکار[۴]:

مراقبت از قابلیت فرآیندها، برای هماهنگی با استانداردهای مستندات صنعتی مانند ISO  را شامل می­ شود. این مورد تأیید می­ کند که فرآیندها قبل از به­ کارگیری در داخل سازمان با روش مناسبی تأیید و گواهی شده ­اند.

سیستم مدیریت فرایند کسب­وکار

یک سیستم نرم­افزار عمومی است که با طراحی و مدل­سازی شفاف فرایند­ها برای توانمند­سازی و مدیریت عملیاتی فرآیندهای کسب­وکار به وجود آمده است [۱۶]. سیستم مدیریت فرایند کسب­وکار، بستری را فراهم می­آورد تا به­وسیله­ی آن انجام رویه­های سازمانی و گردش کار سازمان، بر اساس فرآیندها، به صورت کاملاً نظام­مند و خودکار در­آید. درواقع سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار، مجموعه ­ای از نرم­افزارهای کاربردی می­باشد که قادر به مدل­سازی، اجرا،  نظارت فنی و عملیاتی (به نمایندگی کاربران) در فرآیندهای کسب­وکار است و اجرای قواعد کسب­وکار را بر اساس ادغام و قابلیت­های سیستم­های اطلاعاتی موجود و سیستم­های اطلاعاتی جدید برعهده دارد و داده­ ها را از طریق خدمات، هماهنگ و یکپارچه می­ کند[۳۳].

با بهره گرفتن از این سیستم، مدیران و برنامه­ ریزان سازمانی می­توانند فرایند­های اجرایی سازمان را مطابق نظر خود تعریف نموده و در هر زمان تغییر دهند. مسئولان اجرای فرآیندها در مورد نحوه­ اجرای فرآیندهای تحت مسئولیت خود، اطلاعات کامل و به­روز را دریافت نموده و در هر لحظه می­توانند بر روند اجرای هر یک از فرآیندها تأثیر گذارند. مدیران سازمان، نظارت دقیقی بر روند اجرای روال های جاری در سازمان خود داشته و گزارش­های آماری ارائه شده توسط این سیستم، اطلاعات با ارزشی را در جهت بازمهندسی فرایند­های کاری و تجاری سازمان و بهبود روش­ها در اختیار می­گذارند [۱].

هر فرایند کسب­وکار یک سیستم اجتماعی- فنی است که توسط انسان و ماشین مدیریت می­ شود. ولی BPMSها سیستم­هایی کاملاً فنی هستند [۱۱].­BPMS ها برنامه­هایی سیستم‌ساز هستند؛ درواقع بدون نیاز به برنامه­‌نویس و استفاده از کدهای وقت­گیر برنامه­نویسی (روش­‌های سنتی برنامه نویسی)، این امکان را برای کاربر ایجاد می­ کند که سیستم یا برنامه کاربردی را با مکانیزه کردن فرآیندها دریافت نماید [۱۷]. رویکرد BPMS براساس مطلوبیت تدریجی می­باشد. به­عبارتی، اگر فرآیندهای وضع موجود در سطح ۳۰ هستند با مهندسی مجدد به ۱۰۰ رسانده نمی­شوند؛ بلکه، با بهره گرفتن از  BPMSو اجرای فرآیندها در سطح سازمان می­توان به گلوگاه‌ها و نقاط بهبود دست یافت. با این رویکرد وجه افتراق BPMS با معماری سازمانی و مهندسی مجدد مشخص می­ شود.

در پایان سال ۲۰۰۶، درآمد نرم­افزارهای بازارBPMS  نزدیک به ۷/۱ میلیارد دلار آمریکا در سال رسید که مبین ویژگی­های جریان اصلی بازار نرم­افزار بود. بازارBPMS  همچنین، دومین میان­افزار )یک نوع نرم افزار یکپارچه) سریعاً در حال رشد دربخش بندی بازار می­باشد. تحقیقات گارتنر تخمین می­زند که بازار BPMS بیش از ۲۴ درصد نرخ رشد مرکب سالانه داشته باشد [۲۱،۳۴].

۲-۶-۱- سیستم­های مناسب برای مدیریت فرایند کسب­وکار دارای ویژگی­های زیر می­باشند [۱۱]:

1. این سیستم­ها باید دارای رویکرد و ساختار افقی باشند به جای رویکرد عمودی – وظیفه ­ای.
2. قابلیت تغییر و انعطاف­پذیری بالایی داشته باشند، به دلیل تغییر مداوم کسب­وکار.
3. در سطح کل سازمان به­کار گرفته شوند چون فرآیندها به هم وابسته­اند.

۲-۶-۲- اهداف اصلی در استفاده از : BPMS

1. تسهیل درک و ارتباطات انسانی
2. کمک به بهبود فرایند
3. کمک به مدیریت فرایند
4. هدایت اتوماتیک فرایند
5. اتوماتیک­سازی مدیریت اجرایی
6. اتوماتیک­سازی اجرای فرایند

دستیابی به این اهداف بدون وجود یک مدل، غیر ممکن است. مدل­های قابل اجرا، BPMS را قادر می­سازند که تغییرات اتوماتیکی را در فرآیندهای کسب­وکار در حوزه­ محدود خود، شامل قوانین تصمیم ­گیری، اولویت­های کنترل نشانه­ های تغییر و توانایی تشخیص الگوها، ایجاد کند [۱۱].

مدیریت فرایند کسب­وکار دو رکن اساسی دارد [۵]:

1. مهندسی مجدد فرایند کسب­وکار BPR[1]

سیستم مدیریت گردش کاری:

سیستم مدیریت گردش کار، سیستمی تعریف می­ شود که اجرای گردش کار را تعریف، ایجاد و مدیریت می­ کند و با بهره گرفتن از یک نرم­افزار و یک یا چند موتور گردش کار، قادر به تعریف و تفسیر فرآیندها و تعامل با  کاربران در گردش کار می­باشد و در صورت نیاز، با بهره گرفتن از فن­آوری اطلاعات ابزارها و برنامه ­های کاربردی را فراخوانی می­ کند [۱۶].

۲-۸-۱- معایب سیستم WFM

• • سیستم گردش کار تنها یک نوع ابزار مسیریابی است که بر جنبه‎‌های عملیاتی متمرکز است. در واقع تمرکز آن تنها روی فرآیندهای کاری است نه محتوای فعالیت‎‌ها و وظایف. یعنی صرفاً انتقال داده‌‎ها طبق روال‎‌ها و قواعد از پیش تعیین شده بدون انجام هیچ‎‌گونه تجزیه­وتحلیلی روی داده‎‌ها انجام می‎­شود.
  • رویکرد وظیفه‌‎ای دارد؛ نه فرآیندی.
  • امکان برقراری ارتباط با پایگاه‎‌های داده­ی سیستم‎‌های دیگر به­راحتی و سادگی امکان‎‌پذیر نیست.
  • همراه سیستم گردش کار، سیستم‌‎های فرم‎‌ساز و گزارش‎‌ساز هم باید تهیه شود. چرا­که سیستم گردش کار به تنهایی دارای محیط فرم‌‎ساز و گزارش‎‌ساز نیست.
  • قواعد کاری ساده را پوشش می‎‌دهد.
  • یکپارچه‌‎سازی آن محدود است.
  • محیط طراحی فرایند و فرم‎‌ها، دارای استاندارد جهانی نیست و برای این عملیات، حتماً، باید از متخصصین خبره برنامه‎‌نویس استفاده کرد.

• عدم کاربرپسندی محیط طراحی فرایند به دلیل استفاده از کدنویسی‎‌های طاقت­فرسا و زمان‎بر.
• امکان اعمال تغییرات و بهبود فرآیندها به راحتی امکان‎‌پذیر نیست.
• محدود بودن امکانات کنترلی و مدیریتی مدل‌سازی و طراحی فرایند.
• عدم سهولت و سادگی در عملیات بهبود فرآیندها پس از اجرای آ­­ن­ها.
• قابلیت اخذ گزارشات کنترلی و مدیریتی آن در حد مقدماتی و محدود است.
• عدم پشتیبانی از دو نسخه از یک گردش کار
• عدم توانایی در پایش اطلاعات

۲-۸-۲- تفاوت BPM  و WfM

BPMSها توسعه داده شده­ و تکامل یافته WFMها هستند، چرا­که در سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار، محدودیت­های سیستم­های مدیریت گردش کار برطرف شده و راه حل­هایی برای هرکدام از محدودیت­ها در نظر گرفته شده است. به زبان ساده می­توان چنین گفت که BPMS نه­تنها تمام امکانات و قابلیت­های موجود در WFMS از قبیل ایجاد فرم­، تعیین قوانین ساده و ثابت برای گردش فرم­های ایجاد شده و … را پوشش می­دهد، بلکه دارای امکانات و قابلیت­های بسیار قدرتمندتری نیز می­باشد که از آن می­توان به قابلیت یکپارچه­سازی قوی نرم­افزار، توسعه نرم­افزار، تجزیه­وتحلیل روند و شبیه­سازی غنی­تر فرایند و مدل سازی، مدیریت و به روزرسانی نسخه­های جدید، پشتیبانی از قواعد کاری پیچیده و… است [۱۱،۳۶].

محققان از دو دیدگاه، تفاوت سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار و سیستم­های مدیریت گردش کار را بررسی می­ کنند. ­دیدگاه اول بنابر تحقیقاتی که توسط شرکت گارتنر انجام شده است، بیان می­ کند کهBPM  به عنوان یک نظام مدیریت فرآیندگرا در نظر گرفته می­ شود و رویکردی فرآیندی به فعالیت­های سازمان دارد و در تلاش است فعالیت­هایی از سازمان که در تعریف فرایند می­گنجند را پوشش دهد، در حالی­کهWFM  به عنوان یک تکنولوژی معرفی می­ شود که از آن سیستم پشتیبانی می­ کند. دیدگاه دیگر که از سوی محققانی از جمله آلست[۱] و همکاران بیان می­ شود این است که WFM  زیر­مجموعه ­ای از   BPMتعریف می­ شود و در واقع یک مرحله از چرخه­ی حیات BPM می­باشد ویک نقش مهم و بحرانی در مدیریت سیستم­های فرایند کسب­وکار بازی می­ کند. از بارزترین کمبودهای WFM  تشخیص خطاها و تجزیه­وتحلیل فرایند­ها است [۱۵،۳۴،۳۷].

بنابراین می­توان BPMS  را به عنوان نسل بعد ازWFMS  در نظر گرفت. به وجود آمدن قابلیت­های جدید در سیستم­های BPMS در سازمان، قدرت بهبود مستمر را ایجاد می­ کند که اساسی­ترین تفاوت را با سیستم­های سنتی و غیر انعطاف­پذیر WFMS، سبب می­ شود.

[۱] Wil van der Aalst

فهرست مطالب

 عنوان                                                                                                              صفحه

فصل اول: کلیات پژوهش و ساختار پایان نامه………………………………………………………….. ۱

۱-۱ مقدمه  ………………………………………………………………………………………………………………..۲

۱-۲ تعریف موضوع و مسئله اصلی تحقیق.. ۳

۱-۳ اهداف اساسی پژوهش… ۶

۱-۴ اهمیت موضوع. ۷

۱-۵ روش بررسی و مطالعه. ۹

۱-۶ روش های تجزیه و تحلیل و اولویت بندی گزینه ها ۱۰

۱-۶-۱ماتریس ارزیابی عوامل داخلی IFE  ۱۰

۱-۶-۲ ماتریس ارزیابی عوامل خارجی  EFE  ۱۰

۱-۷ تجزیه و تحلیل SWOT. 11

۱-۸ کارت امتیازات متوازن. ۱۱

۱-۹ اولویت بندی استراتژی ها با بهره گرفتن از فرایند تحلیل شبکه ای.. ۱۱

۱-۱۰ پرسش های پژوهش… ۱۱

۱-۱۱ فرضیات مسئله. ۱۲

۱-۱۲ جاﻣﻌﺔ آﻣﺎری و ﺗﻌﺪاد ﻧﻤﻮﻧﻪ. ۱۲

۱-۱۳ واژگان کلیدی.. ۱۳

فصل دوم  : مروری بر ادبیات موضوع         ۱۴

۲-۱ مقدمه ……………………………………………………………………………………………………………..  ۱۵

۲-۲ مدیریت دانش… ۱۶

۲-۲-۱ تاریخچه مدیریت دانش… ۱۶

۲-۲-۲  سیر تحول مدیریت دانش… ۱۷

۲-۲-۳ تعاریف مدیریت دانش… ۱۸

۲-۲-۴ چرخه مدیریت دانش… ۲۰

۲-۲-۵ ویژگیهای مدیریت دانش… ۲۱

۲-۲-۶ نظریه های مدیریت دانش… ۲۱

۲-۲-۷ دیدگاه های مدیریت دانش… ۲۲

۲-۲-۸ مزایای مدیریت دانش… ۲۳