در سال­های اخیر، به دلیل رشد روزافزون تکنولوژی و فن­آوری اطلاعات و تغییرات سریع محیطی،  سازمان­ها و کسب­وکارها با چالش­هایی اساسی روبه­رو شده ­اند، بنابراین راه­هایی را جهت تطبیق خود با محیط­های پیچیده­ امروزی و مقابله با سایر سازمان­های رقیب، انتخاب می­ کنند، که آن­ها را در جهت برون­رفت کارآمد از آن پیچیدگی­ها و تغییرات حمایت کنند. مدیریت فرایند کسب­وکار یکی از مهم­ترین و کارآمدترین راه­ها در جهت پشتیبانی از سازمان در برابر پویایی محیط می­باشد که با استقرار سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار نمود پیدا می­ کند. سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار، بر­­اساس توسعه در دو حوزه­ فن­آوری اطلاعات و کسب­و­کار بنیان نهاده شده است. مهم­ترین قسمت ­ها در حوزه­ کسب­وکار، مدیریت کیفیت فراگیر و مهندسی مجدد فرایند کسب­وکار است. در حوزه­ فن­آوری اطلاعات، انواع مختلف سیستم­های اطلاعاتی مانند برنامه ­ریزی منابع سازمان، سیستم­های مدیریت جریان کار و سیستم­های برنامه ­ریزی پیشرفته بر روی سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار تأثیر می­گذارند [۸].

امروزه فرآیندهای کسب­وکار کلید موفقیت هر سازمان هستند. بنابراین داشتن یک رویکرد مدیریت فرایند کسب‌وکار قوی در سازمان‌ها حائز اهمیت است. فرآیندها در سازمان­ها، به سه گروه تقسیم ­بندی می­شوند: فرایند­های اصلی، فرآیندهای حمایتی و فرآیندهای مدیریتی [۹]. سازمان‌ها به تجربه آموخته‌اند که مدیریت فرایند کسب‌­وکار، سرمایه‌گذاری قوی در رویارویی سریع با تغییرات محیطی است. با توجه به این که سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار بستری را فراهم می‌آورد تا انجام کلیه­ فرآیندها در سازمان به صورت خودکار درآیند، همه­ی راه‌ها در حال منتهی شدن به سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار به عنوان هسته اصلی سیستم­های سازمانی، جهت بهبود عملکرد کسب­وکار می‌باشد [۱].

با رشد فن­آوری‌ها و تکنولوژی­های ابداع ‌شده توسط بشر، امکانات ساده‌تر و کارآمدتری در اختیار افراد قرار گرفته است. این فن­آوری‌های جدید، همان فن­آوری اطلاعات است که از آن به عنوان بزرگ‌ترین انقلاب در زندگی بشر یاد شده است. در سیستم­های پیشین، کنترل و گردش فرآیندهای کسب‌وکار داخل سازمان اکثراً دستی بود، زیرا فرهنگ فن­آوری اطلاعات در بسیاری از سازمان‌های کسب­وکار استفاده نمی‌شد. اما امروزه سازمان‌ها برای افزایش چالاکی، کاهش هزینه، معنا بخشیدن و ملموس کردن فرآیندها، درون سازمان‌های کسب‌وکار، به سوی فن­آوری اطلاعات حرکت کرده ­اند و سعی دارند از تکنولوژی­های مطرح استفاده نمایند [۲]. نرم­افزار­های سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار در ایران، در مقایسه با سایر نرم­افزارهای کاربردی مانند حسابداری، بسیار اندک هستند و تعداد انگشت­شماری از شرکت­های ایرانی در این زمینه به صورت حرفه­ای فعالیت نموده ­اند. علت این موضوع، عمدتاً به واسطه­ دانش فنی و علم گسترده­ای است که در حوزه­  BPMS مورد نیاز است. اساساً، در حوزه­ بین ­المللی نیز، شرکت­های قدرتمند نرم­افزاری (مانند Oracle و …) توانایی خلق سیستم­های مدیریت فرایند کسب­­وکار را داشته اند. امروزه، بسته­های نرم­افزاری در حوزه­ مدیریت فرایند کسب ­وکار توانسته است تا حد زیادی مشکلات سازمان­ها را برطرف و فعالیت آن­ها را بهینه سازد. شرکت پژوهشی فورستر اعلام کرده است:  “استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب­وکار، باعث افزایش ۴۶ درصدی بهره­وری در شرکت­ها خواهد شد".

• تعریف مسئله

مدیریت فرآیندهای کسب­وکار[۱](BPM) پارادیمی مدیریتی است، که هدف آن کنترل و بهبود فرآیندهای سازمانی در بستر فن­آوری اطلاعات است. مدیریت فرآیندهای کسب­وکار به دنبال کنترل بر چرخه­ی حیات فرآیندها، از زمان تعریف ومدل­سازی تا زمان اجرا و بهینه­سازی است. فن­آوری اطلاعات نقش مهمی در پشتیبانی فنی و ابزاری از این رویکرد دارد و به مدیران سازمان کمک می­ کند، اجرا و مدیریت بر فرآیندها را از کانال ابزارها و سیستم­های گردش کار محقق سازند [۳]. هر فرایند کسب­وکار دارای یک ساختار، ورودی، خروجی و کاربر می­باشد و وظایف و عملکردهای داخلی و خارجی را شامل می­ شود [۱۰].

فرآیندهای موجود در سازمان‌ها، پیچیده، پویا و دائماً در حال تغییر هستند، که به صورت نامنظمی گسترش‌یافته‌اند و در هر سیستم و سکویی به صورتی متفاوت، محلی سازی شده‌اند. سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار [۲]( (BPMS، باهدف اتوماسیون گردش کار فرآیندهای سازمانی و ایجاد امکان پایش و مدیریت فرآیندها ارائه شده است. این‌ سیستم­ها سعی دارند تمام چرخه­ی حیات فرآیندها را از زمان تعریف و مدل‌سازی تا زمان اجرا و بهینه‌سازی تحت ابزارهای مبتنی بر فن­آوری اطلاعات مدیریت کنند [۳].