سیستم مدیریت گردش کاری:

سیستم مدیریت گردش کار، سیستمی تعریف می­ شود که اجرای گردش کار را تعریف، ایجاد و مدیریت می­ کند و با بهره گرفتن از یک نرم­افزار و یک یا چند موتور گردش کار، قادر به تعریف و تفسیر فرآیندها و تعامل با  کاربران در گردش کار می­باشد و در صورت نیاز، با بهره گرفتن از فن­آوری اطلاعات ابزارها و برنامه ­های کاربردی را فراخوانی می­ کند [۱۶].

۲-۸-۱- معایب سیستم WFM

• • سیستم گردش کار تنها یک نوع ابزار مسیریابی است که بر جنبه‎‌های عملیاتی متمرکز است. در واقع تمرکز آن تنها روی فرآیندهای کاری است نه محتوای فعالیت‎‌ها و وظایف. یعنی صرفاً انتقال داده‌‎ها طبق روال‎‌ها و قواعد از پیش تعیین شده بدون انجام هیچ‎‌گونه تجزیه­وتحلیلی روی داده‎‌ها انجام می‎­شود.
  • رویکرد وظیفه‌‎ای دارد؛ نه فرآیندی.
  • امکان برقراری ارتباط با پایگاه‎‌های داده­ی سیستم‎‌های دیگر به­راحتی و سادگی امکان‎‌پذیر نیست.
  • همراه سیستم گردش کار، سیستم‌‎های فرم‎‌ساز و گزارش‎‌ساز هم باید تهیه شود. چرا­که سیستم گردش کار به تنهایی دارای محیط فرم‌‎ساز و گزارش‎‌ساز نیست.
  • قواعد کاری ساده را پوشش می‎‌دهد.
  • یکپارچه‌‎سازی آن محدود است.
  • محیط طراحی فرایند و فرم‎‌ها، دارای استاندارد جهانی نیست و برای این عملیات، حتماً، باید از متخصصین خبره برنامه‎‌نویس استفاده کرد.

• عدم کاربرپسندی محیط طراحی فرایند به دلیل استفاده از کدنویسی‎‌های طاقت­فرسا و زمان‎بر.
• امکان اعمال تغییرات و بهبود فرآیندها به راحتی امکان‎‌پذیر نیست.
• محدود بودن امکانات کنترلی و مدیریتی مدل‌سازی و طراحی فرایند.
• عدم سهولت و سادگی در عملیات بهبود فرآیندها پس از اجرای آ­­ن­ها.
• قابلیت اخذ گزارشات کنترلی و مدیریتی آن در حد مقدماتی و محدود است.
• عدم پشتیبانی از دو نسخه از یک گردش کار
• عدم توانایی در پایش اطلاعات

۲-۸-۲- تفاوت BPM  و WfM

BPMSها توسعه داده شده­ و تکامل یافته WFMها هستند، چرا­که در سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار، محدودیت­های سیستم­های مدیریت گردش کار برطرف شده و راه حل­هایی برای هرکدام از محدودیت­ها در نظر گرفته شده است. به زبان ساده می­توان چنین گفت که BPMS نه­تنها تمام امکانات و قابلیت­های موجود در WFMS از قبیل ایجاد فرم­، تعیین قوانین ساده و ثابت برای گردش فرم­های ایجاد شده و … را پوشش می­دهد، بلکه دارای امکانات و قابلیت­های بسیار قدرتمندتری نیز می­باشد که از آن می­توان به قابلیت یکپارچه­سازی قوی نرم­افزار، توسعه نرم­افزار، تجزیه­وتحلیل روند و شبیه­سازی غنی­تر فرایند و مدل سازی، مدیریت و به روزرسانی نسخه­های جدید، پشتیبانی از قواعد کاری پیچیده و… است [۱۱،۳۶].

محققان از دو دیدگاه، تفاوت سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار و سیستم­های مدیریت گردش کار را بررسی می­ کنند. ­دیدگاه اول بنابر تحقیقاتی که توسط شرکت گارتنر انجام شده است، بیان می­ کند کهBPM  به عنوان یک نظام مدیریت فرآیندگرا در نظر گرفته می­ شود و رویکردی فرآیندی به فعالیت­های سازمان دارد و در تلاش است فعالیت­هایی از سازمان که در تعریف فرایند می­گنجند را پوشش دهد، در حالی­کهWFM  به عنوان یک تکنولوژی معرفی می­ شود که از آن سیستم پشتیبانی می­ کند. دیدگاه دیگر که از سوی محققانی از جمله آلست[۱] و همکاران بیان می­ شود این است که WFM  زیر­مجموعه ­ای از   BPMتعریف می­ شود و در واقع یک مرحله از چرخه­ی حیات BPM می­باشد ویک نقش مهم و بحرانی در مدیریت سیستم­های فرایند کسب­وکار بازی می­ کند. از بارزترین کمبودهای WFM  تشخیص خطاها و تجزیه­وتحلیل فرایند­ها است [۱۵،۳۴،۳۷].

بنابراین می­توان BPMS  را به عنوان نسل بعد ازWFMS  در نظر گرفت. به وجود آمدن قابلیت­های جدید در سیستم­های BPMS در سازمان، قدرت بهبود مستمر را ایجاد می­ کند که اساسی­ترین تفاوت را با سیستم­های سنتی و غیر انعطاف­پذیر WFMS، سبب می­ شود.

[۱] Wil van der Aalst